English

Many of today's companies already have a strong integration of Workflow Management Systems (WFMS) in their IT infrastructure which is regularly used for predefined processes only. Furthermore, predefined processes are designed and implemented by specialists, whilst the process knowledge of the involved employees remains mostly unused. On the other hand, the everyday business life – especially in team oriented office environments – additionally requires utilization of flexible, rather short living processes (ad hoc workflows), that can only be predetermined in advance to a limited degree. Those processes are currently not adequately supported by information technology and consequently email systems are often used to execute them. Moreover some ad hoc processes that are used more than once could become established and important processes for the company. Thus there should be a supported way to transform these processes into predefined workflows in a WFMS. Therefore, the GroupProcess project examined ways to support ad hoc processes in companies using information technology. Based upon this analysis, a lightweight, user-friendly tool has been designed and implemented that enables all involved people to design processes and execute, as well as reuse them. The GroupProcess system is integrated with existing systems like WFMS, Knowledge- and Office-Management-Systems. Besides practical studies at the Groupware Competence Center at the University of Paderborn (GCC) the GroupProcess system is being evaluated in case studies in cooperation with companies such as Siemens AG, DaimlerChrysler AG, IBM Corp., and some small and medium-sized businesses.

Deutsch

Neben fest strukturierten, vordefinierten Prozessen, für die derzeit regelmäßig Workflow-Management-Systeme eingesetzt werden, existiert insbesondere in teamorientierten Büroumgebungen von Unternehmen eine weitere Klasse von Prozessen, die bislang nur unzureichend unterstützt werden: Die flexiblen, kurzlebigen, schwach strukturierten Ad-hoc-Prozesse, zu deren Abarbeitung häufig E-Mail-Systeme verwendet werden. In dem dieser Arbeit zugrunde liegenden Projekt GroupProcess wurde ein auf diese Prozessart ausgerichtetes, sowohl in der Bereitstellung als auch in der Handhabung einfaches, flexibles Werkzeug konzipiert und implementiert, das auf der Groupware-Plattform Lotus Notes/Domino basiert. Zu wesentlichen Innovationen gehören dabei die simultane Modellierung und Ausführung (Late-Modelling) und partizipative Gestaltung von Prozessen. Weiterhin ermöglicht es das GroupProcess-System Prozesswissen in Unternehmen zu entwickeln und zur Dokumentation und wiederholten Anwendung zur Verfügung zu stellen. Für Prozesse mit steigendem Strukturierungsgrad werden Komponenten bereitgestellt, die eine Transformation von schwach strukturierten zu vordefinierten Workflows ermöglichen. Neben den praktischen Studien am Groupware Competence Center der Universität Paderborn (GCC) wird das System in Kooperationen mit verschiedenen großen Unternehmen, wie der Siemens AG, der DaimlerChrysler AG und verschiedenen mittelständischen Unternehmen evaluiert und getestet.